Personeel en organisatie

Formatie & Strategische Personeelsplanning

De bezuinigingstaakstelling van € 1,5 miljoen op apparaatskosten is in 2018 ruimschoots gerealiseerd. Daarmee is een aanzienlijke efficiëntieslag afgerond.

In de raadsmemo van 27 februari 2018 hebben we meegedeeld dat we als organisatie voor een flinke uitdaging staan. Door de aantrekkende economie merken we dat projecten, die jaren op de plank bleven liggen, nu juist snel van de grond komen. Dit geeft een toenemende druk op de organisatie die heeft geleid tot noodzakelijke extra capaciteit en extra kosten die we binnen de huidige begroting nog kunnen betalen. Dit kunnen we financieren met name doordat vacatures later worden ingevuld en meer dekkingsmiddelen hebben uit detacheringsgelden en andere budgetten. Daarnaast hebben wij relatief minder inhuurkosten dan vorig jaar.
Omdat het hier voor een deel om incidentele dekkingsmiddelen gaat geven we in de Nota van uitgangspunten voor 2019 de meerjarige structurele dekking voor dit deel aan.
Daarnaast komen er ook nieuwe projecten op ons af die een extra investering vragen. Wij zien dat onze ambtelijke organisatie op dit moment de groei van de aanvragen en projecten niet meer aankan en aan haar maximum zit en dus niet meer de kwaliteit en capaciteit kan leveren die nodig is. Daarom gaan we meer projectleiders en ondersteunend personeel aannemen. Alleen als we voldoende menskracht hebben kunnen we kwaliteit blijven leveren en ervoor zorgen dat onze ambities werkelijkheid worden. Deze extra capaciteit zal uit deze extra projecten moeten worden betaald. Bij 4.1.2 is opgenomen dat in de voortgangsrapportage Grondexploitatie, die na de zomer 2018 ter besluitvorming wordt voorgelegd, nader wordt gekeken of het wenselijk is het voorbereidingskrediet en inhuurbudget op te hogen om meer nieuwe woningbouwprojecten in voorbereiding te nemen.
Overigens is er op de huidige arbeidsmarkt veel vraag naar juist het personeel dat wij zoeken. De invulling ervan op korte termijn zal daarom een uitdaging zijn. We verwachten in 2018 uiteindelijk voor inhuur ongeveer 14% van de loonsom uit te geven. Dit is minder dan de 16% in 2017, omdat we inhuurkrachten in dienst hebben genomen. Vergelijkbare gemeenten kwamen in voorgaande jaren ook op 16% uit.

In-, door- en uitstroom

In de eerste 4 maanden is aan 6 medewerkers ontslag verleend, zijn 2 medewerkers intern doorgestroomd en zijn 22 medewerkers ingestroomd. Van de instromers zijn er 11 medewerkers die eerst werden ingehuurd en vervolgens in 2018 in dienst konden treden. Ons intern mobiliteitsproces zetten we met kracht voort.

Ziekteverzuim en Arbo

Onze doelstelling voor 2018 is 5% en onze ambitie is maximaal 4% verzuim. Het voortschrijdend gemiddelde van 5,5% in de eerste periode van 2018 laat ten opzichte van 2017 een licht toenemend ziekteverzuim zien (was 5,4%). Dit is een in de wintermaanden gebruikelijk beeld door met name de griepgolf. We verwachten voor 2018 op 5% uit te komen,

Informatisering & automatisering

Algemeen
In maart 2018 is een nieuwe applicatie in gebruik genomen voor het heffen en innen van de gemeentelijke belastingen en aantal andere systemen wordt op dit moment geïmplementeerd. Dit zijn: een nieuw beheersysteem voor de openbare ruimte; een applicatie voor de schuldhulpverlening; een applicatie voor projectplanning en voortgangsrapportages; een E-hrm (human resource management personeelssysteem; een ‘Meld en herstel’ applicatie; een management dashboard en een elektronisch facturatie systeem. De applicaties zijn aan het einde van het jaar volledig ingevoerd.

Het nieuwe belastingensysteem is met een flinke vertraging per 1 maart 2018 in productie genomen. Door veel problemen bij de implementatie van het systeem (vooral met de technische koppelingen) zijn de implementatiekosten hoger opgelopen dan begroot.

De ontwikkeling van het zaaksysteem gaat gestaag verder. In het derde kwartaal dit jaar zal het vergunningensysteem SquitXO aansluiten op dit systeem.

Het gewenste E-hrm personeelssysteem zit op dit moment nog in de fase van Europese aanbesteding, de implementatie ervan dient op 1-1-2019 gereed te zijn.

Aan de volgende ICT projecten wordt momenteel volgens planning uitvoering gegeven:
- overstap van de huidige VDI werkplekken met Windows 7 naar RDS virtuele werkplekken (remote desktop systeem) op basis van Windows 10
- integratie van de mobiele telefoons in het bedrijfsnetwerk (inclusief Skype).
- start gebruik Office 365 mogelijkheden

MS-Office 365 wordt de komende jaren gefaseerd ingevoerd. De eerste fase in 2018 betreft het overzetten van de gemeentelijke mailomgeving naar de cloud en het kunnen gebruiken van MS-Office programma’s op de eigen mobiele apparaten.

Digitale Agenda 2020
Het uitvoering geven aan de Landelijke VNG Agenda 2020 loopt volgens planning. Speerpunten zijn het aansluiten op Landelijke voorzieningen, het opzetten van een generieke digitale gemeentelijke infrastructuur (GDI), de bouw van het Digitale Stelsel Omgevingswet en het gezamenlijk voeren van aanbestedingen.

Informatiebeveiliging & privacy
Er zijn verschillende audits uitgevoerd op onze ICT-omgeving voor wat betreft de informatiebeveiliging en het borgen van de privacy. Op dit moment treffen we de maatregelen in het kader van de Wet AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) die per 25 mei in werking treedt. De kosten voor een optimale beveiliging van onze ICT-systemen en informatieverwerking zijn structureel toegenomen en zullen nog verder stijgen.

Winstwaarschuwing
Voor het jaar 2018 willen wij een winstwaarschuwing afgeven. Dit vanwege structureel stijgende kosten en enkele eenmalige niet beïnvloedbare kosten. Dit komt door onderstaande oorzaken:
- extra kosten voor de implementatie van het belastingensysteem
- wijziging Microsoft licentiebeleid
- maatregelen vanwege informatiebeveiliging en privacy (zoals systeem audits, AVG en DigiD)
- kosten voor een ICT uitwijkvoorziening

Komende periode wordt nader onderzocht wat de eventuele extra kosten zullen zin. Bij de 2e rapportage in het najaar zijn de financiële gevolgen voor de exploitatie dan in beeld en zullen wij de Raad verzoeken om de ICT-begroting voor 2018 bij te stellen met het benodigde budget.

Financiën
In de eerste 4 maanden van dit jaar is 98% van de ontvangen facturen binnen 30 dagen betaald. In deze periode is 42% van de ontvangen facturen binnen 7 dagen betaald.